Diversos órgãos do Governo do Estado têm se mobilizado para utilizar o meio eletrônico na tramitação de processos administrativos para reduzir a quantidade de papel e, assim, gerar economia para os cofres públicos e celeridade na oferta de serviços prestados ao cidadão. O Instituto de Previdência Estadual (IPAJM) não poderia ficar de fora dessa iniciativa.

A autarquia, seguindo as legislações estaduais que tratam da adesão ao meio digital e ao Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos (e-Docs), começou esta semana a autuar e a receber alguns tipos de documentos somente por esse sistema.

Desde a última segunda-feira (02), o servidor do Instituto que precisou solicitar alteração do período de férias, diárias, abono ou se inscrever em cursos ministrados pela Escola de Serviço Público do Espírito Santo (Esesp) teve que registrar os pedidos no e-Docs, o que antes era feito através de Comunicação Interna (CI), em papel. Documentos que também foram encaminhados pelo IPAJM a outras secretarias – como ofícios, por exemplo –, já foram remetidos de forma digital.

A servidora Rosa Maria Nascimento, que trabalha no gabinete do presidente do Instituto, chamou atenção para a rapidez da ferramenta. “Procedimentos que antes levaríamos dias para realizar, agora são feitos em menos de 15 minutos. Além da grande economia de papel gerada, o principal ganho é a agilidade”, disse.

De acordo com o coordenador do Escritório Local de Processos e Inovação (ELPI) da autarquia, Wilderson Morais, a previsão é de que até final do ano outros tipos de documentos e processos sejam tramitados apenas via e-Docs, como os de aquisições, contratações, pagamentos, escala anual de férias. “O Instituto está passos à frente e muito bem encaminhado nas tramitações de forma eletrônica, pois a obrigatoriedade que as normativas trazem atualmente dizem respeito a diárias, pela Portaria nº 11-R/2019/Seger, e processos/solicitações de recursos humanos, bem como contratações de grande vulto, pela Portaria nº 19-R/2019/Seger”, explicou o coordenador.

Ainda segundo Morais, “é importante registrar que conforme Decreto 4410-r, deste ano, foi estabelecido pelo Governo um prazo de dois anos para a total integração e interoperação dos órgãos e entidades estaduais com o sistema eletrônico, para seus novos processos”.

Para o presidente-executivo do IPAJM, José Elias Marçal, a transferência de documentos e de processos eletrônicos físicos para um meio virtual é um grande avanço para a gestão pública. “São muitos benefícios! Fora a diminuição significativa com os custos com papel, impressão, transporte – o que gera melhor fluidez nos trabalhos –, há também a questão da sustentabilidade ambiental devido à redução do uso do papel”, destacou.

 E-Docs

 O e-Docs é um sistema corporativo de gestão de documentos arquivísticos digitais, que engloba a autuação, tramitação, classificação, temporalidade e destinação final. Entre os benefícios da nova ferramenta estão: tornar mais ágil, eficiente e transparente a gestão de documentos e processos administrativos; e substituir a produção de documentos em papel por documentos eletrônicos.

Saiba mais em https://processoeletronico.es.gov.br/edocs-manuais-e-videos

Texto: Vitor Pinheiro

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